Nota Fiscal Eletrônica: tudo o que você precisa saber

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que formaliza a venda de produtos ou serviços.

Com sua implementação gradual, iniciada em 2010, tornou-se obrigatória para a maioria das empresas a emissão da NF-e, que substitui as notas tipo 1 e 1A. O objetivo da Receita Federal é a modernização do procedimento, diminuição de custos e  controle nos processos fiscais.

Apenas os empreendimentos que não se encaixam nas exigências de emissão de nota fiscal tipo 1 e 1A estão desobrigados da adesão ao sistema digital. Ainda assim, podem optar voluntariamente pela NF-e, que substitui apenas as notas fiscais impressas dos modelos citados, havendo a previsão de estender esse recurso a outras modalidades, inclusive aos cupons fiscais.

Veja os principais tipos de NF-e:

NF-e (Nota Fiscal de Produto e Mercadoria): emitida ao comprador em toda aquisição de mercadoria, registrando a operação;

NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica): também registra a operação de compra e venda, mas se limita àquelas realizadas presencialmente ou quando é feita entrega em domicílio ao consumidor final. A NFC-e substitui a nota fiscal de venda ao consumidor, modelo 2 e o cupom fiscal emitido por ECF;

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços): utilizada quando ocorre a prestação de serviços. A emissão pode ser  feita por meio da prefeitura em que a empresa está registrada ou pelo portal nacional do gov.br/nfse. Se você é prestador de serviço e precisa emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), clique aqui ou entre em contato com sua prefeitura;

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): registra operações de transporte de carga entre municípios e estados;

NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica): emitida no portal da SEFAZ, é utilizada por autônomos ou MEIs em operações de compra e venda de produtos;

NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica): destinada a produtores rurais, inscritos e ativos no cadastro de Produtor Primário da Fazenda, que optaram pela emissão de documentos fiscais eletrônicos.

NF-e: credenciamento

Se sua atividade é de comércio ou indústria, para utilizar o sistema da NF-e, é necessário solicitar o credenciamento na Secretaria da Fazenda Estadual em que a empresa está registrada.

O cadastro é efetuado de maneira setorizada por estado. Em caso de empreendimentos em mais de uma unidade federativa, é necessário realizá-lo por localidade.

A emissão da NF-e depende da adaptação do sistema de faturamento da empresa para o programa on-line. O Sebrae disponibiliza o Emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), gratuitos para todo o país e totalmente acessíveis em nuvem; clique aqui e acesse. 

Para utilizar o sistema, o usuário precisa estar logado no portal do Sebrae por meio do autenticador de acesso AMEI. Acesse e saiba tudo sobre o emissor gratuito do Sebrae.

Quem pode utilizar o Emissor NF-e ou CT-e do Sebrae:

Emissor NF-e: qualquer empresa que possuir CNPJ ou CPF + IE (produtor rural) e estiver credenciada pela SEFAZ;

Emissor CT-e: qualquer empresa que possuir CNPJ e estiver credenciada pela SEFAZ.

Emissão eletrônica. Confira a seguir as etapas de emissão da NF-e:

O pedido de compra ou pagamento de serviço é feito;

O pedido é aceito e é emitida a NF-e, com envio para a Secretaria da Fazenda do estado ou município e para a Receita Federal;

A transação é autenticada;

A NF-e é enviada pela internet ao lojista ou prestador de serviço;

A mercadoria, acompanhada de um documento auxiliar da NF-e, é enviada ao lojista ou prestador de serviços;

O prestador de serviços emite a NF-e ou o lojista emite a NFC-e (que substitui o cupom fiscal) para o produto;

A Secretaria da Fazenda do estado ou do município recebe os dados da transação e envia a autenticação;

O cliente recebe a NFC-e pessoalmente, no caso de produtos comprados em loja física, ou por e-mail, após pagamento nas transações virtuais;

O lojista emite relatórios fiscais de fechamento de caixa.

Vantagens

São vários os benefícios que a Nota Fiscal Eletrônica proporciona a todos os envolvidos em uma transação comercial. Confira alguns deles a seguir.

Para os emitentes da NF-e (vendedores):

• Redução de custos com impressão do documento fiscal;

• Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais;

• Menor tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;

• Gerenciamento eletrônico de documentos (GED), com a facilitação das transações;

• Incentivo para manter o relacionamento eletrônico com clientes.

Para as empresas destinatárias da NF-e (compradoras):

• Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;

• Planejamento de logística de recepção de mercadorias;

• Gerenciamento eletrônico de documentos (GED);

• Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais.

Para a sociedade:

• Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;

• Incentivo ao comércio eletrônico e uso de novas tecnologias;

• Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

• Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NF-e.

Para os contabilistas:

• Facilitação e simplificação da escrituração fiscal e contábil;

• Gerenciamento eletrônico de documentos (GED);

• Oportunidades de serviços e consultorias ligados à NF-e.

Para o Fisco:

• Aumento na confiabilidade da nota fiscal;

• Melhoria no processo de controle fiscal, com intercâmbio e compartilhamento de informações entre os Fiscos;

• Redução de custos no processo de controle das notas capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito; 

• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária.

Fonte Sebrae